万が一、不祥事を起こしてしまった場合の、最善の対応策とは？

企業においては、商品やサービスの質を高めお客様や取引先様の信頼をいただくことは、最重要事項の1つではないでしょうか。

しかし、人間は、機械やＡＩとは違ってどんなに注意していてもミスをします。どんなに熟練した従業員様が細心の注意を払って仕事をしている場合でも、ミスの可能性を完全にゼロにすることはできません。

そして、経営者がどんなに気を配っていたとしても、ちょっとしたミスや行き違いが、商品やサービスの大きな欠陥にとなり、「世間を騒がす不祥事」に発展してしまう可能性があります。

万が一、ミスや行き違いが世間を騒がすような不祥事に発展してしまった場合、事実関係を明らかにして、速やかに公表することが、お客様や取引先をはじめ株主、従業員、債権者、地域住民の方など、関係する全てのステークホルダーの信頼を回復する上でとても大切です。

もし、不祥事発生後の対応が遅れてしまうと、最悪の場合は世間の信用を完全に失ってしまい、取引の停止や大幅な販売不振により、莫大な損失になりかねません。

内部調査の抱える問題点とは？

一般的には、不祥事が発生した場合には、社内の調査担当者を決めて内部調査を行います。しかし、会社の内部で調査を行う場合には、調査担当者の方に事件に対する利害関係が関わってくるため客観性を欠く場合があります。仲間内での調査となるため、温情により徹底的な調査が難しいという問題もあります。そのため、調査結果を公表した段階でも、世間からの「内部調査なので、不都合な事実を隠しているのでは？」という、証拠隠滅・隠蔽への疑念が生まれてしまうのです。

そこで、これらの問題に対応して、もう一歩踏み込んだ調査を行うため、弁護士の先生が参加する内部調査委員会を設置する場合があります。しかし、内部調査委員会を設置しても、調査の主導権は社内にあるため、証拠隠滅・隠蔽への疑念は払拭できません。そのため、お客様や取引先をはじめとする全てのステークホルダーへの説明責任を、十分に果たせないという問題が残ります。

こうした証拠隠蔽・隠滅への疑念を払拭し、関係する全てのステークホルダーへの説明責任を果たして信頼を回復するための、最も有効な手段の1つが第三者委員会による調査です。

内部調査の問題点を解決する第三者委員会とは？

第三者委員会とは、日本弁護士連合会の「企業等不祥事における第三者委員会ガイドライン」に沿って設置される、組織の不祥事調査を目的とした調査委員会です。

第三者委員会は、弁護士などの不祥事調査に必要な専門知識を持った委員が、外部の干渉を受けずに完全に中立的な立場から調査を行うため、公正かつ徹底的な調査結果を得られるメリットあります。

その調査対象は、不祥事に関係する事実関係に止まらず、不祥事の経緯、動機、背景及び類似案件の存否、さらに不祥事を生じさせた内部統制、コンプライアンス、ガバナンス上の問題点、企業風土等にも及びます。

つまり、第三者委員会の設置は、不祥事に対する信頼回復だけでなく、企業風土にも及ぶ幅広い調査で不祥事の根を完全に断ち、より深く踏み込んだ再発防止策を行えるというメリットがあります。

そして近年の社会情勢からも、世間を騒がす大きな不祥事が発生した場合は、第三者委員会を速やかに設置することが必須事項となりつつあります。事実、２０１８年に大きな社会問題となった、大学医学部の不正入試問題では、第三者委員会を設置しなかった一部の大学で、芝山文部科学大臣から苦言を呈される事態に陥っています。

大きな不祥事で第三者委員会を設置しないことや設置が遅れることにより、世間の不信感が高まり、関係者の方が真実を語りにくい状況に追い込まれてしまいます。そうした真実を語りにくい状況が、証拠の隠蔽・隠滅につながり、世間の信用をさらに大きく失墜させるという悪循環になりかねません。

こうした悪循環を避けるためにも、万が一大きな不祥事が発生してしまった場合は、速やかに第三者委員会を設置して調査を行い、世間の不信感が高まる前に公表することが、従業員を守りながら信頼を回復するための最善策と言えるでしょう。

リーガルテックは、第三者委員会の設置・運営をサポートします

１．AOSデータルームは、機密情報を守りながら高い作業効率を実現しました

第三者委員会では、決して外部に漏れることが許されない機密データを扱うため、証拠に関わるデータの取扱いは、慎重さが求められます。しかし、慎重さを重視するあまり、調査のスピードが遅くなってはいけません。イメージダウンになる前に、速やかに調査結果を公表することが、信頼回復への最短距離です。つまり、第三者委員会の調査は、時間との勝負なのです。

機密データを取扱いながらも、速やかな作業を行う上で、役に立つのが「AOSデータルーム」です。従来の機密データを記録媒体に保存して持ち運ぶ方法に比べ、情報交換にかかる時間を大幅に削減して、作業効率と安全性を大幅にアップできます。従来の方法と「AOSデータルーム」を使った方法の作業効率を比較してみましょう。

従来の情報交換の場合、コピーしたデータの「手渡し」が必要となります。そしてやりとりにかかる時間は、データのコピー時間や公共機関での移動時間など含めると、かなりの時間がかかります。

しかも、機密データが入った記録媒体を持ち歩くため、施錠できるセキュリティー性の高い鞄などが必要となり、紛失のリスクが常につきまといます。このように、従来の方法では、非常に作業効率が悪いと同時に、安全性が低くなります。

一方、「AOSデータルーム」は、機密データをクラウドサービス上でやり取りできるため、情報共有にかかる時間を大幅に短縮できます。機密データを送る側がクラウドにデータをアップロードすれば、受け渡しは完了です。かかる時間は数分とかかりません。そして従来の「手渡し」のように、送る側と受け取る側が、時間を合わせる必要もありません。

さらに「AOSデータルーム」では、安全なクラウド内で膨大な証拠データを一括管理して共有することで、関係者全員が、必要なデータを簡単に探すことができます。紙媒体の証拠資料を、PDFで「AOSデータルーム」にアップロードすると、OCR機能によりテキストを全文検索の対象とすることが可能です。つまり、必要な情報を簡単に探すことができるようになるのです。

「AOSデータルーム」の高い安全性と機能性が、第三者委員会による迅速な調査に役立ちます。より迅速な調査が、「時間が経過とともに真実を語りにくくなる」という状況を防ぐことで、証拠の隠蔽・隠滅を防ぎます。そして何よりも、世間の関心が高まる前に、速やかに調査結果を公表することが、従業員様を守ると同時に、信頼回復へとつながります。

「AOSデータルーム」の活用事例につきましては、以下の動画をご参照下さい。

２．経済産業大臣賞のフォレンジック技術で「証拠の隠蔽・隠滅」への疑念を払拭します！

第三者委員会の調査で、最も重要な調査項目の1つが携帯電話やスマートフォン、電子メール、SNS等による通信履歴です。不祥事が発生した場合、こうした通信履歴は重要な証拠となります。そのため、こうした通信履歴は、証拠隠蔽・隠滅の対象になりやすい傾向があります。

そこで、万が一通信履歴のデータが、証拠隠蔽・隠滅のために削除・破壊されても、多くの場合はリーガルテックの最先端のデジタルフォレンジック技術で対応できます。リーガルテックは、サーバー、パソコン、USBメモリ、スマートフォン、携帯電話、HDD、ICレコーダーなどのあらゆる情報機器のデータを、裁判で使用する法定提出にも対応できる形で復元します。

リーガルテックのフォレンジック技術は、事実関係を完全な解明をサポートします。そして第三者委員会の調査結果で、証拠の隠蔽・隠滅がないことを証明して、疑念の払拭を強力にサポートします。

最先端のフォレンジック技術で、通信履歴を解析することで、不祥事に関わっていない方が「濡れ衣を着せられる」ことを防ぎ、身の潔白を証明できます。そして、不祥事に関わった方も、完全に事実関係を明らかにすることで、犯してしまった過ちをはるかに上回る、過度な罰則を与えられるような事態を、避けることができます。

リーガルテックの、法定提出にも対応したフォレンジック調査（法廷提出用データ復旧）の詳細は、以下のページをご参照下さい。

リーガルテックのフォレンジック調査について、ご質問やご相談がありましたら、以下のフォームからぜひお気軽にお問い合わせ下さい。

３．リーガルテックは、第三者委員会で豊富な実績があります

リーガルテックでは、２０１１年に発生した大相撲賭博事件では、第三者委員会（特別委員会）の依頼を受けて、携帯電話・スマートフォンのデータの復旧を行っています。同事件では、携帯電話・スマートフォンの多くは、破壊された状態で押収され、通常であればデータの復旧は難しい状況でした。

そこで、リーガルテックでは経済産業大臣賞のフォレンジック技術（法廷提出用データ復旧）を用いて、消された証拠データを復元し、事件の解明に大きく貢献しています。リーガルテックの大相撲賭博事件での実績につきましては、以下のページをご参照下さい。

その他にも、機密情報が関わるため公表できませんが、リーガルテックは第三者委員会のへの調査協力で豊富な実績があります。

第三者委員会への調査協力について、ご質問やご相談がありましたら、以下のフォームからぜひお気軽にお問い合わせ下さい。

万が一の迅速な対応に備えて、AOSデータルーム導入をおすすめします。

第三者委員会の設置を含めた不祥事対応は、迅速な対応が重要です。対応が遅れれば遅れるほど、世間の信頼を失い、事態は悪化します。いいかえれば、対応が早ければ早いほど、企業イメージを悪化させる前の段階で、信頼回復ですることが可能です。素早い対応が、逆にイメージアップにつながる場合すらあります。

万一、不祥事が発生した場合でも、迅速に対応することで、「○○社は、製品の欠陥をすぐに公表して、第三者委員会を設置して原因究明と再発防止策を打ち出して対応した。とても信頼できる会社なので、今後は○○社の製品に切り替えよう」と、お客様に好印象を与えることができます。

つまり、不祥事を逆手にとって、逆に企業のイメージアップができる場合さえあります。そこで、万が一の不祥事にもすぐに対応できるように「AOSデータルーム」を導入することもおすすめします。

「AOSデータルーム」を導入すると、第三者委員会などの不正調査だけでなく、通常業務でも高いセキュリティーを確保し、作業効率も高めることができます。これまでも「AOSデータルーム」は、社外取締役とのデータ共有、投資家レポート、テレワークや共同開発の内部データ共有、社外パートナーや代理店との取引データ共有、図面、設計データの共有など、幅広く活用されてきました。

AOSデータルームの、活用事例につきましては、以下の動画をご参照下さい。

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